การบริหารการเปลี่ยนแปลง (Change management)

การบริหารการเปลี่ยนแปลง (Change management)
เมื่อใดที่แต่ละหน่วยงานมีการดาเนินการเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน อาจจะพบผลกระทบกับบุคคลทั้งในวงแคบหรือกว้าง แสดงว่าการเปลี่ยนแปลงได้เกิดขึ้นแล้วในหน่วยงานนั้น การบริหารการเปลี่ยนแปลง (Management of Change) เป็นการจัดการกับกลไกส่วนประกอบต่างๆ ของหน่วยงานให้สามารถปรับตัวให้ทันกับการเปลี่ยนแปลงของสถานการณ์ทั้งภายนอกและภายในองค์การ ให้องค์การสามารถผ่านช่วงของการปรับเปลี่ยนเพื่อเข้าสู่สภาพแวดล้อมใหม่ได้อย่างสาเร็จ เพิ่มศักยภาพของหน่วยงาน และประกันว่าการเปลี่ยนแปลงเป็นไปตามทิศทางที่ได้วางแผน และก่อให้เกิดความคุ้มค่า ประสิทธิภาพภายในระยะเวลาที่กาหนด พร้อมทั้งบรรลุเป้าหมายที่ต้องการ ลดผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลง ซึ่งจะช่วยให้หน่วยงานดาเนินงานไปได้อย่างราบรื่น สามารถอยู่รอดและเจริญก้าวหน้าไปได้เป้าหมาย
โดยทั่วไปการตอบสนองของมนุษย์ต่อการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นนั้น สามารถแบ่งเป็น 4 รูปแบบคือ
1. การต่อต้านการเปลี่ยนแปลง
2. การไล่ตามการเปลี่ยนแปลง
3. การยอมรับการเปลี่ยนแปลง
4. การนาการเปลี่ยนแปลง
การนาการเปลี่ยนแปลงมาใช้ให้เป็นประโยชน์ เป็นการเปลี่ยนวิกฤติให้เป็นโอกาส ซึ่งจะเป็นแนวทางที่ดีที่สุด
เพราะการวางแผนเป็นการเตรียมพร้อมรับการเปลี่ยนแปลงและปรับสภาพการเปลี่ยนให้สอดคล้องกับบริบทของหน่วยงาน มุ่งไปสู่เป้าหมายที่ต้องการ สิ่งที่ต้องพิจารณาเปลี่ยนแปลงคือ 1) เป้าหมายและกลยุทธ์ 2) เทคโนโลยี 3) การออกแบบงานใหม่ 4) โครงสร้าง 5) กระบวนการ 6) บุคลากร และ 7) ค่านิยมและวัฒนธรรมองค์การ ปัจจัยสาคัญของการเปลี่ยนแปลง คือ การตระหนักของผู้บริหารและผู้ปฏิบัติถึงความจาเป็นในการเปลี่ยนแปลง ผู้บริหารต้องมีภาวะผู้นา มีวิสัยทัศน์ชัดเจน และมุ่งมั่นเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย จัดการการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ มีการจัดฝึกอบรม ตลอดจนสร้างวัฒนธรรมองค์กรเพื่อสนับสนุนสภาพแวดล้อมใหม่ขององค์การ รวมถึงการจัดการต่อต้าน การเปลี่ยนแปลง และทาความเข้าใจกับผู้ต่อต้าน
ผู้บริหารต้องเข้าใจถึงการเปลี่ยนแปลงก่อนแล้วจึงกาหนดเป้าหมาย และเลือกวิธีที่จะนามาใช้ในการจัดการกับการเปลี่ยนแปลง ซึ่งต้องอาศัยการวางแผนการเปลี่ยนแปลงเชิงกลยุทธ์ แล้วจึงนาไปปฏิบัติตามแผนที่ต้องอาศัยความเข้าใจและความร่วมมือจากทุกคนในองค์กร เมื่อหน่วยงานต้องดาเนินการเปลี่ยนแปลง โดยนาเทคนิคการพัฒนาองค์การรูปแบบต่างๆ มาปรับใช้กับหน่วยงาน เช่น การปรับปรุงงาน (Work Simplification) การรื้อปรับระบบ (Reengineering) ระบบการจัดการคุณภาพ (ISO) การเป็นผู้นาการเปลี่ยนแปลง หรือมีหน้าที่ในการจัด
2
กระบวนการเปลี่ยนแปลงภายในองค์การเพื่อพัฒนาองค์การ และสร้างโอกาสในการนาไปสู่การเอาชนะคู่แข่ง หรือเพื่อให้บรรลุเป้าหมายใหม่ ไม่ว่าจะเป็นการใช้ทรัพยากรที่มีประสิทธิภาพ เพื่อให้ต้นทุนต่าที่สุดแต่ได้ผลผลิตสูงสุด หรือการสนองตอบความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว การปรับตัวต่อเทคโนโลยีอย่างรวดเร็ว ใช้ความถนัดขององค์การให้เกิดประโยชน์ในการแข่งขัน เป็นต้น ในบางครั้งผู้บริหารหรือผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง เข้าใจถึงสาเหตุที่ต้องมีการเปลี่ยนแปลง แต่อาจจะมองข้ามหรือขาดความเอาใจใส่เพราะคิดว่าคู่แข่งก็ประสบปัญหาแบบเดียวกัน ดังนั้นนักบริหารต้องรู้จักกระตุ้นให้ผู้ที่เกี่ยวข้องเกิดความตระหนัก และเตรียมพร้อมที่จะเผชิญกับความเปลี่ยนแปลง ซึ่งวิธีที่จะกระตุ้นในเกิดการเปลี่ยนแปลงอาจทาได้ เช่น
1. การสร้างวิกฤตการณ์ย่อยๆ โดยการไม่แก้ไขปัญหาจนกระทั่งลุกลามเป็นปัญหาโดยเฉพาะปัญหาทางด้าน
การเงิน เป็นต้น เพื่อก่อให้เกิดการตื่นตัว
2. การกาหนดเป้าหมายให้สูงกว่าเดิม เพื่อให้ทุกคนเกิดความตระหนักว่าวิธีการที่ใช้ปฏิบัติแบบเดิมๆ จะไม่สามารถบรรลุเป้าหมายได้ ต้องมีการปรับเปลี่ยนหาแนวทางที่เหมาะสมเพื่อให้บรรลุหรือสอดคล้องกับเป้าหมายใหม่ที่ตั้งไว้
3. เน้นผลการปฏิบัติงานโดยส่วนรวมมากกว่าการเน้นไปที่ผลงานของแต่ละหน่วยงาน เพื่อให้เกิดการทางานที่ประสานกันของทุกหน่วยงาน เนื่องจากวิธีการทางานแบบเดิมจะทาให้องค์การไม่สามารถบรรลุเป้าหมายโดยรวมได้
4. ให้บุคลากรในองค์การรับรู้ถึงผลการดาเนินงานขององค์การ เพื่อให้ทราบถึงสถานการณ์และวิกฤตการณ์ต่างๆ ที่องค์การเผชิญอยู่ เช่น จุดแข็ง จุดอ่อน ข้อเสียเปรียบคู่แข่ง ระดับความพึงพอใจของผู้รับบริการ ฯลฯ
5. กระตุ้นให้บุคลากรตระหนักถึงโอกาสดีที่จะได้รับจากการเปลี่ยนแปลง และผลเสียที่จะเกิดขึ้นหากองค์การไม่สามารถปรับเปลี่ยนเพื่อรองรับกับโอกาสนั้น
การบริหารการเปลี่ยนแปลงเพื่อปรับปรุงกระบวนการทางานให้เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมนั้น ปัญหาสาคัญที่องค์การมักจะต้องเผชิญ คือ การต่อต้านความเปลี่ยนแปลงจากคนในองค์การ เนื่องจากคนส่วนใหญ่จะเกิดความไม่มั่นใจและกลัวว่าความเปลี่ยนแปลงจะทาให้เกิดความยุ่งยากตามมาได้ ดังนั้นในการจัดการความเปลี่ยนแปลง องค์การควรพิจารณาถึงความร่วมมือ และความพร้อมในการเปลี่ยนแปลง และควรเริ่มจากสิ่งที่ง่ายแล้วพัฒนาไปสู่สิ่งที่ยาก จึงจะทาให้สามารถบริหารความเปลี่ยนแปลงได้ (Management of change) ทั้งนี้หากผู้บริหารไม่เข้าใจถึงการเปลี่ยนแปลงจะทาให้การบริหารจัดการความเปลี่ยนแปลงทาได้ยาก

Leave a Comment